Zásady ochrany osobních údajů
Informace podle čl. 13 a 14 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) · platné od [DOPLNIT]
Stručně. Vaše údaje potřebujeme, abychom vám mohli odpovědět, vést vám účetnictví a daně a splnit to, co nám ukládá zákon, hlavně zákon proti praní peněz. Data ukládáme v EU, neprodáváme je a marketingové e-maily posíláme jen se souhlasem nebo stávajícím klientům s možností kdykoli se odhlásit. Kontakt pro vše, co se týká vašich údajů: [DOPLNIT e-mail].
1 Kdo je správcem
Správcem osobních údajů je Inteza Accounting, s.r.o., IČO 30213673, se sídlem U Průhonu 1516/32, 170 00 Praha 7, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 459148 (dále „Inteza“ nebo „my“). Kontakt: e-mail [DOPLNIT], telefon [DOPLNIT], datová schránka [DOPLNIT]. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože ho mít nemusíme. S dotazy se obracejte na kontakt výše.
2 Kdy jsme správcem a kdy zpracovatelem
Jsme správcem údajů návštěvníků webu, zájemců o služby, klientů a jejich zástupců a obchodních partnerů. Údaje dalších lidí v účetních a daňových podkladech, které nám klient pošle (například jeho odběratelů, dodavatelů nebo zaměstnanců), zpracováváme jako zpracovatel podle pokynů klienta a zpracovatelské smlouvy. Správcem těchto údajů je náš klient. Pro účely zákona proti praní peněz jsme vždy samostatným správcem.
3 Jaké údaje, proč, na jakém základě a jak dlouho
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Odpověď na dotaz a příprava nabídky (formulář, e-mail, telefon) | Jméno, e-mail, telefon, jazyk, požadovaná služba, obsah zprávy | Jednání o smlouvě na vaši žádost; oprávněný zájem odpovědět na dotaz (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)) | 12 měsíců od posledního kontaktu, pokud smlouvu neuzavřeme |
| Uzavření a plnění smlouvy, zastupování před úřady | Identifikační a kontaktní údaje, rodné číslo (je-li nutné pro podání), IČO, DIČ, ID datové schránky, plná moc a její rozsah, komunikace | Plnění smlouvy; právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c)) | Po dobu smlouvy a 10 let po jejím skončení (smlouva a podstatná komunikace); běžná komunikace 3 roky |
| Identifikace a kontrola klienta podle zákona proti praní peněz, mezinárodní sankce | Údaje z průkazu totožnosti a jeho kopie, údaje o kontrolní platbě, o podnikání, zdroji prostředků, skutečném majiteli, PEP a sankcích | Právní povinnost podle zákona č. 253/2008 Sb. (čl. 6 odst. 1 písm. c)), u dodatečné kopie dokladu veřejný zájem (písm. e)) | 10 let od skončení obchodního vztahu |
| Fakturace a naše účetnictví | Jméno nebo firma, IČO, DIČ, adresa, číslo účtu, platby | Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)) | 10 let od konce účetního období |
| Novinky a nabídky e-mailem | Jméno, e-mail, jazyk, záznam o souhlasu | Souhlas; u klientů oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. a) a f)) | Do odvolání souhlasu nebo odhlášení; záznam o souhlasu 3 roky poté |
| Provoz a měření návštěvnosti webu | IP adresa, cookies, údaje o zařízení a navštívených stránkách | Nezbytné cookies: oprávněný zájem; ostatní cookies: souhlas | Volba cookies 12 měsíců; analytika nejdéle 14 měsíců |
| Vyřízení vašich žádostí a stížností | Kontaktní údaje, obsah žádosti, odpověď | Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)) | 3 roky od vyřízení |
Oprávněným zájmem myslíme to, že chceme odpovídat na dotazy, umět doložit, jak spolupráce probíhala, bránit se případným nárokům a nabízet stávajícím klientům podobné služby. Po uplynutí uvedených dob údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud je nemusíme uchovávat z jiného zákonného důvodu.
4 Které údaje musíte poskytnout
Údaje v kontaktním formuláři vyplňujete dobrovolně, ale bez kontaktu vám nemůžeme odpovědět. Než s vámi uzavřeme smlouvu, musíme vás podle zákona č. 253/2008 Sb. identifikovat a provést kontrolu klienta. Identifikaci provádíme osobně s průkazem totožnosti, nebo na dálku s kopiemi dokladů a kontrolní platbou 1 Kč (nebo 1 EUR) z vašeho účtu u banky v EU nebo EHP. Bez těchto údajů nemůžeme službu poskytnout. Souhlas s marketingem není podmínkou spolupráce.
5 Komu údaje předáváme
Údaje předáváme jen v nutném rozsahu, a to:
- našim zpracovatelům, kteří pro nás podle smlouvy dle čl. 28 GDPR zajišťují technické služby: provoz webu a formulářů (Lovable, Supabase), propojení systémů (Make), CRM systém Raynet, účetní systém a klientský portál Evala (Seyfor), e-mail a úložiště Google Workspace, fakturace iDoklad, analytika webu [DOPLNIT];
- úřadům, u nichž vás na základě plné moci zastupujeme a kterým za vás podáváme z naší datové schránky (finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovna), a orgánům, kterým je předat musíme ze zákona (např. Finanční analytický úřad, soudy, policie);
- spolupracujícím odborníkům (externí účetní, daňový poradce), jen když je to pro vaši věc nutné a jsou vázáni mlčenlivostí.
Údaje neprodáváme a nepředáváme jiným firmám pro jejich marketing.
6 Předávání mimo EU
Údaje ukládáme v EU. Někteří poskytovatelé (např. Supabase nebo Google) mají mateřskou společnost v USA a mohou mít k údajům omezený přístup například při technické podpoře. Takové předání chrání certifikace EU-U.S. Data Privacy Framework nebo standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Kopii těchto záruk vám na požádání pošleme. Údaje zpracovávané podle zákona proti praní peněz mimo EU a EHP nepředáváme.
Pokud nás kontaktujete přes WhatsApp, Telegram nebo Viber (například tlačítkem na našem webu), pracuje s údaji o komunikaci i provozovatel aplikace jako samostatný správce podle svých podmínek, a to i mimo EU. Pokud to nechcete, napište nám přes formulář, e-mail, klientský portál nebo zavolejte.
7 Cookies
Web používá nezbytné cookies, bez kterých nefunguje. Analytické nebo marketingové cookies použijeme jen tehdy, když s nimi souhlasíte v cookie liště. Souhlas můžete kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu.
8 Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým údajům a jejich kopii;
- na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
- na výmaz, pokud údaje už nepotřebujeme a nemusíme je uchovávat ze zákona;
- na omezení zpracování;
- na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě smlouvy nebo souhlasu;
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném nebo veřejném zájmu; proti marketingu kdykoli a bez udání důvodu;
- odvolat souhlas kdykoli, například odkazem v každém e-mailu; odvolání nemá vliv na zpracování do té doby;
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
Žádost pošlete na [DOPLNIT e-mail] nebo do datové schránky. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu o dva měsíce prodloužit a dáme vám vědět proč. Abychom údaje nesdělili cizí osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti. Údaje, které musíme uchovávat ze zákona (například podle zákona proti praní peněz), nesmažeme ani na žádost. Některá práva může zákon také omezit.
9 Automatizované rozhodování
Nerozhodujeme o vás čistě automaticky a neděláme profilování s právními účinky. O přijetí klienta vždy rozhoduje člověk.
10 Jak údaje chráníme
Používáme úložiště v EU, šifrovaný přenos, vícefaktorové přihlášení, přístupy jen pro oprávněné osoby a pravidelné zálohy. Všichni, kdo s údaji pracují, jsou vázáni mlčenlivostí. Doklady prosíme posílejte přes klientský portál nebo e-mailem, ne přes chatovací aplikace. Když nám doklad přesto pošlete třeba přes WhatsApp nebo Telegram, nejpozději další pracovní den ho uložíme do našeho systému a v aplikaci smažeme. Pokud by došlo k úniku údajů, který by vás mohl ohrozit, ohlásíme to Úřadu pro ochranu osobních údajů, a při vysokém riziku i vám.
11 Změny zásad
Zásady můžeme upravit, například když se změní naše služby nebo zákony. Platná verze s datem účinnosti je vždy na webu a o podstatných změnách dáme klientům vědět e-mailem. Zásady zveřejňujeme česky, rusky, ukrajinsky a anglicky; rozhoduje česká verze.
Verze 1.3 · platná od [DOPLNIT]